En medio de una crisis, las estrategias de control de costos operativos son imperativas
En este último artículo que analiza las Siete C de la recuperación empresarial, Neil Hughes, socio gerente de Baker Tilly en Irlanda, analiza por qué, en medio de una crisis, las estrategias de control de costos operativos son imperativas.
¿Cómo pueden los propietarios y gerentes de negocios administrar los costos de una manera que no ponga en peligro el negocio a largo plazo?
«Supervisando y reduciendo los flujos de salida de su empresa para compensar una disminución en los ingresos internos, que la mayoría de la gente experimenta durante una crisis», explica Hughes.
“Recuerde, es la falta de efectivo lo que hace que la mayoría de las empresas fracasen, no la falta de ganancias. Un colapso de las ventas significa un colapso de los ingresos. Y si su empresa tiene menos acceso al crédito, entonces la reducción de costos es necesaria».
Fijo y variable
Los propietarios y gerentes de negocios deben comprender la naturaleza de los costos y el destino del dinero en sus negocios. Los costos de su negocio se pueden dividir en dos variables: fijos y variables.
Los costos fijos, aquellos que en gran medida no están relacionados con la cantidad de ventas o producción, siguen siendo los mismos sin importar el nivel de actividad comercial que se realice e incluyen alquileres, tarifas, nómina de administración y honorarios profesionales.
Estos costos pueden cambiar con el tiempo, aunque su aumento o disminución no está directamente relacionado con la facturación del negocio, es decir, el cambio puede simplemente reflejar una fluctuación de precios en una industria en particular, por ejemplo, un ajuste debido a reestructuraciones, descuentos recibidos, etc.
Los costos variables, directamente relacionados con las ventas y la producción, aumentan o disminuyen como resultado directo de un aumento o disminución en las ventas o la producción.
«Es imposible alinear los costos con una estrategia de ahorro de costos, sin una comprensión de lo que componen los costos y gastos de su cuenta de pérdidas y ganancias más actualizada», dice Hughes. «Examine todas y cada una de las líneas de pedido antes de encontrar formas de reducir el gasto».
Cuando los tiempos son difíciles, puede ser fácil abrirse paso, tratando de reducir costos y reestructurar al personal, dice Tracy Hickman, Directora de Servicios de Asesoría Corporativa de Baker Tilly Staples Rodway en Nueva Zelanda.
“Estas son decisiones difíciles en el mejor de los casos, pero cuando se encuentra bajo una presión intensa, es aún más importante basar sus estrategias en buena información”, dice Hickman.
“Tómese el tiempo para evaluar su situación actual. ¿Qué tan ajustado es el efectivo? ¿Cómo se ven sus pronósticos? Si trabaja en la construcción o los servicios, recopile un resumen de ventas que muestre los trabajos actuales, los trabajos confirmados que probablemente seguirán adelante y las licitaciones / trabajos propuestos. Considere qué gastos son necesarios y cualquier compromiso que no pueda evitarse, como la compra de equipos. Si su cadena de suministro se interrumpe, identifique las fuentes y ajuste los horarios y contratos del proyecto en consecuencia. Utilice la información que ha recopilado para preparar un pronóstico de flujo de efectivo para los escenarios de base, mejores y peores».
Control de costos
La implementación de estrategias de ahorro de costos tendrá un papel importante en el cambio de rumbo de su negocio.
Hughes invita a las empresas a considerar estos principios fundamentales de la gestión de costos:
Eliminando desperdicios
Armado con una mayor claridad de propósito, debe determinar costos presupuestados realistas basados en su conocimiento y experiencia de cómo esta crisis ha afectado específicamente a su negocio. Revise los costos operativos de su empresa línea por línea y pregunte: ¿Dónde está gastando su dinero la empresa? ¿Hay costos que puedan reducirse o eliminarse rápidamente?
Negociando descuentos
Los precios de las materias primas y los servicios esenciales a menudo son negociables, especialmente durante una recesión. Considere cambiar a proveedores más baratos o negociar reducciones en sus contratos actuales.
Es importante establecer buenas relaciones con sus proveedores. Si bien la renegociación de contratos fijos puede resultar difícil, demuéstrele a su proveedor que puede ser su cliente constante en tiempos difíciles si se obtienen las reducciones adecuadas o las tarifas más bajas.
“In-sourcing” (Uso de empleados existentes para eliminar el costo de subcontratar)
¿Hay ciertos servicios que está subcontratando que alguien de la empresa podría hacer? ¿Quizás está pagando por bienes o servicios que podrían proporcionarse fácilmente a un costo interno más económico?
Asegúrese de utilizar plenamente los conjuntos de habilidades y el tiempo de sus empleados actuales revisando su lista de proveedores y determinando qué actividades pueden llevarse a cabo internamente.
Preste atención a los números. Examinar cada gasto le dará a su empresa la oportunidad de luchar contra la crisis. Sea inteligente en su reducción de costos y nunca comprometa los estándares.
